O Equilibra é um sistema de agenda, WhatsApp, prontuário e financeiro para psicólogos. Esta política explica, em linguagem simples, como tratamos os dados pessoais de quem usa o sistema, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, a LGPD).
1. Quem somos e como falar com a gente
O Equilibra é mantido por UNA SISTEMAS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 69.957.588/0001-72, com sede em Hortolândia/SP, responsável pelo serviço disponível em equilibraapp.com.br.
Para qualquer assunto de privacidade, inclusive para exercer os seus direitos, escreva para a nossa equipe: privacidade@equilibraapp.com.br.
2. Quem decide sobre cada dado
- Dados dos pacientes: quem decide o que registrar e para quê é o psicólogo que usa o Equilibra. Ele é o controlador desses dados. O Equilibra é o operador: guarda e processa os dados em nome do psicólogo, só para prestar o serviço.
- Dados da conta do psicólogo (cadastro, assinatura, uso do sistema): aqui o Equilibra é o controlador.
Se você é paciente, o seu psicólogo é o primeiro contato para dúvidas e pedidos sobre os seus dados. O Equilibra ajuda o psicólogo a atender esses pedidos.
3. Quais dados tratamos
Do psicólogo
- Nome, e-mail de acesso e senha (guardada só em formato irreversível, nunca em texto).
- Dados profissionais e do consultório: CRP, foto, apresentação, documento, endereço e telefone.
- Dados de cobrança: plano e histórico da assinatura, chave Pix e, se ativar os recebimentos online, os dados da conta de recebimento no Asaas.
- Preferências do sistema (como o modo escuro) e as permissões de notificação do aparelho.
- Mensagens enviadas pela opção "Sugestões e problemas".
Do paciente
- Dados de cadastro: nome, telefone (WhatsApp), e-mail, data de nascimento e outros dados que o psicólogo registrar.
- Agenda: consultas, confirmações, faltas, remarcações e cancelamentos.
- Financeiro: valores, cobranças, pagamentos e recibos.
- Dados de saúde: prontuário, evolução clínica e documentos anexados pelo psicólogo. São dados sensíveis pela LGPD e ficam cifrados.
- Conversas pelo WhatsApp com o número do Equilibra (confirmações, lembretes e respostas).
- O aceite desta política ao agendar pela página pública, com data e versão.
De quem escreve para o número do Equilibra sem ser paciente
- Telefone e a mensagem enviada, usados só para responder que o número é de avisos automáticos.
Dados técnicos
- Endereço IP e data, gravados no aceite destes termos e em registros de segurança do servidor.
4. Para que usamos e com que base legal
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Criar e manter a conta do psicólogo, cobrar a assinatura e dar suporte | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Agendar, confirmar e lembrar consultas, enviar recibos e cobranças ao paciente | Execução de contrato entre psicólogo e paciente e consentimento dado no agendamento online (art. 7º, I e V) |
| Guardar prontuário, evolução e documentos do paciente | Cumprimento de obrigação do profissional e tutela da saúde por profissional de saúde (art. 11, II, "a" e "f"), definidas pelo psicólogo controlador |
| Manter o sistema seguro, prevenir fraudes e guardar prova do aceite dos termos | Legítimo interesse e exercício regular de direitos (art. 7º, VI e IX) |
Não vendemos dados, não usamos dados de pacientes para publicidade e não treinamos inteligência artificial com eles.
5. Com quem compartilhamos
Só com os fornecedores necessários para o serviço funcionar, cada um para a sua parte:
| Fornecedor | Para quê | Onde |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Business) | Enviar e receber as mensagens de WhatsApp com os pacientes | Exterior |
| Asaas | Cobrar a assinatura e, se o psicólogo ativar, as cobranças dos pacientes (Pix, cartão e boleto) | Brasil |
| Brevo | Enviar e-mails do sistema (confirmação de e-mail, troca de senha) | Exterior |
| Hostinger | Servidor onde o sistema e o banco de dados ficam | Brasil |
| Backblaze | Guardar as cópias de segurança diárias, cifradas antes de sair do servidor | Estados Unidos |
Quando o dado vai para fora do Brasil, isso acontece com fornecedores que adotam proteções compatíveis com a LGPD. Também podemos compartilhar dados quando a lei ou uma autoridade exigir.
6. Como protegemos
- Todo o acesso é feito por conexão segura (HTTPS).
- Prontuário, evolução clínica e documentos ficam cifrados no banco de dados.
- Cada consultório só enxerga os próprios dados.
- A equipe do Equilibra, na administração da plataforma, vê só dados de conta e contagens, nunca dados de pacientes.
- Cópias de segurança diárias, cifradas, com restauração testada.
Se acontecer um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante, avisaremos os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como a lei manda.
7. Por quanto tempo guardamos
- Os dados ficam guardados enquanto a conta do psicólogo existir.
- O psicólogo exclui a conta pelo próprio sistema, em Configurações → Perfil → Baixar ou excluir dados (ou pelo e-mail privacidade@equilibraapp.com.br). A conta fica bloqueada por 7 dias, prazo em que dá para desistir, e depois é apagada com todos os dados dela: pacientes, prontuário, documentos, agenda, mensagens e financeiro. As cópias de segurança são apagadas em até 30 dias depois disso.
- O psicólogo tem obrigação, pelas normas do Conselho Federal de Psicologia, de guardar os registros dos atendimentos pelo prazo definido nessas normas (no mínimo 5 anos). Antes de excluir a conta, cabe a ele baixar os dados, pelo botão "Baixar meus dados": o prontuário de cada paciente em PDF, os documentos e planilhas.
- Depois da exclusão, guardamos por 5 anos só o mínimo que a lei exige ou que serve para nossa defesa: os registros dos pagamentos da assinatura (obrigação fiscal), o aceite destes termos e o registro de que a exclusão foi feita (sem o e-mail em claro). Passado esse prazo, também são apagados.
8. Seus direitos
Pela LGPD, você pode pedir, a qualquer momento:
- confirmação de que tratamos os seus dados e acesso a eles;
- correção de dados incompletos, errados ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou exclusão de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- portabilidade dos dados;
- informação sobre com quem compartilhamos os dados;
- revogação do consentimento, quando o tratamento depender dele.
Psicólogos podem baixar todos os seus dados e excluir a conta pelo próprio sistema, em Configurações → Perfil → Baixar ou excluir dados; os demais pedidos, pelo e-mail de privacidade. Pacientes podem falar com o seu psicólogo ou com a gente pelo mesmo e-mail, e encaminhamos o pedido ao psicólogo responsável. Você também pode reclamar à ANPD.
10. Mudanças nesta política
Quando esta política mudar, a data da versão no topo desta página muda junto. Os psicólogos veem o aviso de atualização no próximo acesso ao sistema e só continuam depois de aceitar a nova versão.